El café de John

Puede ser que imprimir y todas las razones (o excusas) existentes para hacerlo, tienen patrones similares a las adicciones y como ellas, reconocer que se está en un error, es el primer paso para evitarlo.

Muchos expertos afirman que culturalmente la humanidad actual está acostumbrada al papel y por esto es difícil hacer la transición hacia el uso de otros medios. Sin embargo, al pensar con mayor profundidad este argumento, suena como las justificaciones que se tienen a las adicciones. Explicaciones como que se fuma o se bebe para combatir el frío o el calor, o por que relaja o motiva, o porque los amigos lo hacen, en fin.

Es más, parece que la impresión es sólo una adicción más a la que nos hemos acostumbrado los humanos.

De cualquier manera sería ideal que las personas y las empresas reconocieran la importancia de reducir los volúmenes de impresión actuales y enfocarse cada vez más en los medios electrónicos.

A pesar de la afluencia de medios electrónicos, la impresión sigue imparable. Muchos pensaron que el correo electrónico podría reducir el volumen de hojas impresas en las oficinas, pero por el contrario, la gente terminó imprimiendo mucho más, ¡incluyendo a los mismos correos electrónicos!

Esto puede sonar absurdo, pero de cualquier modo, en el ámbito de las comunicaciones y los medios, la gente quiere más opciones para expresar sus ideas y no reemplazos, de hecho, el público le da valores culturales y sociales a cada medio así parezca que se puede prescindir de los más antiguos y tradicionales.

Por esto, hace más de un siglo, el telégrafo no reemplazó a la correspondencia ni el teléfono a estos dos. Entonces, el correo electrónico ni la mensajería instantánea terminarán por reemplazar las hojas impresas, tampoco Internet terminará por reemplazar a la radio y la televisión, por el contrario estos medios terminarán por interactuar y convivir en un ecosistema mediático cada vez más avanzado y por lo tanto, complejo. Sin embargo es más sano vivir sin tanta impresión de por medio.

¿Por qué dejar de imprimir?

Acá van algunas razones que espero los gerentes tengan en cuenta y las secretarias de cada negocio recuerden como algo sagrado, por ejemplo, la simple impresión de una hoja enciende varios interruptores que aumentan los costos. El valor de la hoja, el valor de la tinta o el toner, el valor de la energía que consume el proceso de impresión y el mismo tiempo que consume la espera por la impresión, la recolección de la impresión y la lectura de la hoja impresa.

Si, es sólo una impresión, pero al multiplicarla por cientos de impresiones al mes en la oficina y este número por miles o millones de impresiones de cada oficina del planeta, comienza a cobrar sentido tanto dentro de la empresa como del ciclo económico global.

También, es importante tener en cuenta el costo ecológico que significa una impresión. Desde que los papeles no se hacen exclusivamente de pulpa, la química y la emisión de productos no biodegradables a partir de cada hoja impresa aumenta dramáticamente. Si a eso se suma el uso de árboles para la producción de la misma pulpa requerida para hacer una hoja, la consecuencia es la reducción del volumen y extensión de los bosques que permiten producir oxigeno e impiden el calentamiento global. Por otro lado, el volumen de hojas que van a la basura aumenta de manera importante el tamaño de los basureros y reduce su vida útil con las consecuencias funestas que esto conlleva y por último, para hacer papel se requiere agua que debe ser tratada y purificada, generando costos y consumos de energía cada vez mayores.

¿Cómo dejar de imprimir?

Claro, nunca he escuchado de ninguna adicción que se deje paso a paso. Lo ideal es no imprimir más y punto. Hasta hace poco más de un año, me impuse la meta de vivir sin imprimir y puedo decir que se puede lograr, sin embargo, es necesario tener una impresora para algunos documentos que lo exigen aún, en particular los formularios para trámites con el gobierno y hasta para los “tiquetes electrónicos”.

Dicho esto, acá van las recomendaciones:

Recicle el papel: No tire el papel usado en la empresa. Guárdelo y véndalo.

Imprimir por ambos lados: en lo posible, utilice ambas caras del papel. Es seguro que algunos documentos serán más sensibles que otros a la seguridad de la empresa o la intimidad de una persona, pero este es un buen principio.

Cree mecanismos de medición: Codifique el acceso a las impresoras para identificar quién imprime qué y a qué costo.

Esto, por otro lado, tiene un efecto secundario tan molesto pero tan efectivo como poner la impresora en otro piso u otro edificio.

Póngase metas de impresión cada vez menores: Reduzca el volumen semanal, mensual, trimestral y anual de impresión.

Haga compromisos, concursos y premios para los empleados que cumplen y superan las metas.

Use medios electrónicos alternativos: La colaboración, la revisión y la distribución de información se puede hacer usando correo electrónico, mensajería instantánea o archivos en formato PDF, por ejemplo. Esto reduce la necesidad de imprimir un documento y mirar si se ve bien o no para luego imprimirlo oficialmente.

Incentive la creación de alternativas: Motive a los empleados a encontrar mecanismos para hacer más con menos. Estos son algunos ejemplos:

- Cartas de la mitad del tamaño del papel: menos papel para la misma función, con mayor efectividad y creatividad.

- Súbalo a la red: en lugar de utilizar formas impresas para hacer solicitudes o registros, súbalos a la intranet de la empresa. Esto reducirá costos y aumentará la capacidad de análisis y respuesta de la información.

- Revíselo en pantalla: Revise lo documentos en su computador y luego si imprímalo, no al revés.

- Pulseras en lugar de tarjetas y tiquetes: El código de barras puede ser usado para confirmar el acceso de personas a eventos u otras actividades. Enviar una pulsera con un código de barras en lugar de una invitación reduce el consumo de papel y aumenta la confiabilidad de la información. Esto mismo también puede aplicar para los tiquetes aéreos, entre otros.

- Mensajes de Texto: Se pueden hacer invitaciones creativas sin imprimirlas. Envíales como un mensaje de texto con un código y si es necesario, pídalo al ingreso del evento.

Estas son sólo algunas opciones que se me ocurrieron mientras escribía este documento. De seguro sus empleados podrán hacerlo mucho mejor.